Privacidad

Política de Tratamiento de Datos Personales de Amena

  • Versión: 1.0
  • Fecha de entrada en vigencia: 2026-10-18
  • Dónde se publica: amena.com.co/privacidad y dentro de la app, en español y en inglés. Si las dos versiones no coinciden, prevalece la versión en español.

Amena es un marketplace para encontrar, reservar y pagar servicios de estética y bienestar en Colombia, en cuatro categorías: Belleza y Cuidado Personal, Medicina Estética, Odontología Estética y Cirugía Plástica. Esta política explica qué datos personales tratamos, para qué, con quién los compartimos, cuánto tiempo los guardamos y cómo puedes ejercer tus derechos.

Se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, que incorporó el Decreto 1377 de 2013.

1. En pocas palabras

  • No vendemos tus datos ni los cedemos a terceros para que hagan negocio con ellos. Es una decisión permanente, no una promesa de lanzamiento.
  • Reservar un servicio de salud revela información sobre tu salud, que la ley trata como dato sensible. Solo la tratamos con tu autorización expresa, que te pedimos en tu primera reserva de cualquier servicio. Es obligatoria para reservar servicios con perfil de salud o quirúrgico, como los de Medicina Estética o la depilación láser. Para servicios ornamentales o cosméticos puedes no darla y reservar igual.
  • Puedes buscar y ver establecimientos sin crear una cuenta. La cuenta se pide al reservar, con Apple o con Google, y exige ser mayor de 18 años y verificar tu celular.
  • Puedes eliminar tu cuenta desde la app. Conservamos, sin datos que te identifiquen, solo los registros que la ley o la seguridad nos obligan a guardar.
  • No te rastreamos en apps ni sitios de otras empresas, ni usamos el identificador publicitario de tu dispositivo.
  • Nuestros servidores están en Estados Unidos, en Amazon Web Services (región us-east-1).

2. Quién es el Responsable del tratamiento

Razón social Bee Analytics SAS
NIT 901950273-8
Domicilio y dirección Calle 54 # 45-101, Medellín, Colombia
Correo para asuntos de datos personales contacto@amena.com.co
Teléfono +57 311 443 6299
Sitio web amena.com.co

Amena es la marca comercial con la que Bee Analytics SAS opera el marketplace. Bee Analytics SAS es el Responsable del tratamiento de los datos que describe esta política.

3. A quién aplica esta política

A las personas cuyos datos tratamos al operar Amena:

  • Visitantes que usan la app o el sitio web sin cuenta.
  • Clientes que crean una cuenta para reservar.
  • Personal de los establecimientos: dueños, administradores y recepcionistas que gestionan un establecimiento en Amena.
  • Profesionales que atienden en los establecimientos: estilistas, cosmetólogas, médicos, odontólogos, cirujanos y demás.
  • Personas que aparecen en contenido de antes y después que un establecimiento publica en Amena.

Cubre la app de iOS, el sitio web amena.com.co y las herramientas que usan los establecimientos y el equipo de Amena.

Lo que Amena no hace. Amena no presta los servicios estéticos ni de salud: los presta el establecimiento que eliges. Tu historia clínica y la información de tu atención las lleva el establecimiento, bajo su propia responsabilidad. Amena no te pide diagnósticos, historia clínica ni fotos de tu cuerpo.

4. Palabras que usamos

  • Titular: la persona a quien se refieren los datos. Si usas Amena, eres titular de tus datos.
  • Dato sensible: el que afecta tu intimidad o cuyo mal uso puede generar discriminación, como los datos de salud (Ley 1581, artículo 5).
  • Responsable: quien decide para qué y cómo se tratan los datos. Para lo que describe esta política, es Bee Analytics SAS (sección 2).
  • Encargado: quien trata datos por cuenta del Responsable, siguiendo sus instrucciones; por ejemplo, el proveedor que aloja nuestros servidores.
  • Transmisión: entregar datos a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta nuestra.
  • Transferencia: entregar datos a otro Responsable, que los trata para sus propias finalidades.

5. Qué datos tratamos y para qué

5.1 Si usas Amena sin cuenta

Dato Para qué
Lo que buscas: categoría, zona, fechas y texto de búsqueda Mostrarte resultados. Ocasionalmente guardamos una foto del orden de resultados con el texto buscado, sin datos que te identifiquen, para poder explicarle a un establecimiento por qué apareció en cierta posición
Dirección IP y tipo de navegador o de app (agente de usuario) Operar el servicio, limitar abusos y proteger la plataforma. Quedan en registros técnicos que se conservan 1 año. No van al registro de auditoría
Códigos seudónimos de publicidad Contar la publicidad y prevenir fraude en ella. Ver sección 5.8
Diagnóstico de fallos de la app Corregir errores. Ver sección 5.9

Ubicación. La app no pide tu ubicación. Si más adelante agregamos una función que la use, actualizaremos esta política antes de pedirla.

5.2 Si creas una cuenta de cliente

Inicias sesión con Apple o con Google. Amena no maneja contraseñas. Para completar el registro y reservar necesitas nombre, apellido, correo, celular verificado y fecha de nacimiento. Los datos que Apple o Google ya nos entregan aparecen diligenciados y no te los volvemos a pedir.

Dato De dónde sale Para qué
Identificador que te asigna Apple o Google, y si tu correo está verificado Apple o Google Iniciar sesión. Nunca te identificamos ni vinculamos cuentas por tu correo
Correo electrónico. Con Apple puede ser una dirección de reenvío privado Apple o Google Avisos de tus reservas, pagos, reembolsos y seguridad
Nombre y apellido, obligatorios Apple o Google cuando los entregan; si no, tú. Puedes editarlos Identificarte ante el establecimiento donde reservas, que necesita saber quién llega
Celular colombiano, obligatorio Tú Verificar tu cuenta antes de reservar, y que el establecimiento donde reservas pueda contactarte sobre tu cita. Sin celular verificado no se puede reservar
Verificación del celular: código de un solo uso enviado por SMS Amena Comprobar que el celular es tuyo y limitar el abuso del envío de SMS. Guardamos solo una huella (hash) del número y del código, con su vencimiento y los intentos, y la borramos en máximo 24 horas
Fecha de nacimiento, obligatoria Tú Verificar que tienes 18 años o más. Ver sección 7
Idioma (español o inglés) La app Escribirte en tu idioma
Sesiones: cuándo se abrieron, último uso y si son de iOS o web La app Mantener tu sesión y detectar si alguien la roba
Autorizaciones que diste: finalidad, versión exacta del texto, canal, idioma y fecha La app Probar tu autorización, como exige la Ley 1581
Cuentas que bloqueas y reseñas que reportas Tú Moderar el contenido y dejar de mostrarte reseñas de quien bloqueaste

5.3 Reservas

Dato Para qué
Servicio, establecimiento, profesional, fecha y hora, y estado de la reserva Gestionar la cita, enviarte recordatorios y permitir cancelar, reprogramar o disputar
Precio desglosado, tarifa de servicio, depósito o prepago, cargos de reprogramación y penalidades Cobrar lo correcto y poder explicarlo después
Si eres cliente nuevo o conocido para ese establecimiento, calculado con los servicios que te prestó por Amena en los últimos 365 días Definir si pagas el total o un depósito, y la tarifa que el establecimiento paga a Amena
Si tu reserva tiene derecho de retracto y hasta cuándo Cumplir el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011
Las versiones de la política de cancelación y del texto de retracto que viste antes de pagar Probar qué se te informó, ante una disputa o ante la Superintendencia de Industria y Comercio
Motivo de cancelación, si decides darlo Mejorar el servicio. Para el cliente es opcional

Los datos de reservas de servicios de salud son datos sensibles. Ver sección 6.

5.4 Pagos, reembolsos y Amena Pro

  • Pagos. Los procesa Wompi. Hoy se paga solo con tarjeta. Podemos agregar otros medios de pago, como PSE, Nequi o Apple Pay; si lo hacemos, actualizaremos esta política. Amena guarda la referencia de la transacción, el monto, la moneda, el medio de pago y el estado. Los datos de tu tarjeta los recibe Wompi y nunca pasan por los servidores de Amena.
  • Custodia. Amena recibe el pago y lo entrega al establecimiento después de prestado el servicio. Por eso trata los datos de la reserva y del pago hasta liquidar.
  • Reembolsos. Un pago con tarjeta se reembolsa a la misma tarjeta, por medio de Wompi. Ordenamos el reembolso en máximo 15 días calendario, o antes si la política de la reserva lo dice.
  • Reembolsos por transferencia. Solo aplican si agregamos un medio de pago que no permita devolver el dinero de forma automática. En ese caso te pediremos en la app: banco, tipo de cuenta, tipo y número de documento del titular, nombre del titular y número de cuenta.
  • Los pedimos con una verificación reciente de tu identidad y se guardan cifrados.
  • Solo los descifran el proceso de pagos y el personal de finanzas, y cada consulta humana queda registrada.
  • Para evitar desvíos, comparamos el documento del titular con el del pagador que informa Wompi en los pagos por PSE.
  • Al recibirlos te enviamos un aviso de seguridad con el banco y los últimos cuatro dígitos.
  • Cuando se confirma la transferencia, borramos el nombre, el documento y el número completo de la cuenta. Conservamos el banco, los últimos cuatro dígitos y el comprobante, como prueba de a dónde fue tu dinero.
  • Amena Pro. Es una membresía opcional. Si te suscribes, el cobro recurrente se hace con tu tarjeta por medio de Wompi, que guarda tu tarjeta como una fuente de pago tokenizada. Los datos de tu tarjeta nunca pasan por los servidores de Amena; guardamos solo la referencia de esa fuente de pago. También guardamos el estado de tu membresía, el plan, los cobros y el uso de sus beneficios (tarifa de servicio exonerada, reprogramaciones tardías sin penalidad, precio Pro y lista de espera prioritaria), para aplicar los beneficios, cobrar y facturar.

5.5 Facturación electrónica

  • Tus facturas. La tarifa de servicio, los cargos de reprogramación y Amena Pro se facturan electrónicamente a "consumidor final", sin tus datos personales. La factura la emite Amena por medio de Alegra.
  • Factura a tu nombre. Hoy no está disponible: las facturas de la tarifa de servicio y de Amena Pro van a "consumidor final", sin tus datos personales. Si más adelante la ofrecemos, actualizaremos esta política antes.
  • Establecimientos. Las facturas de Amena a los establecimientos se emiten en Alegra con su nombre y NIT. Si el establecimiento es un profesional independiente, su NIT es su número de cédula.

5.6 Reseñas, reportes y disputas

  • Reseñas. Hoy no se pueden escribir reseñas; esto describe cómo funcionarán cuando estén disponibles. Solo puede reseñar quien reservó por Amena. Guardamos la calificación y el comentario, atados a la reserva. La reseña es pública y muestra tu nombre y la inicial de tu apellido. Al enviarse pasa por un filtro de términos vetados, y un administrador puede ocultarla o retirarla.
  • Reportes. Puedes reportar una reseña con un motivo y un detalle opcional. El establecimiento nunca ve quién la reportó.
  • Disputas. Si algo salió mal con tu cita, puedes abrir una disputa con un motivo, tu relato de hasta 1.000 caracteres y archivos de evidencia. El establecimiento da su versión. Lo que aporta cada parte no lo ve la otra; solo lo ven los administradores de Amena.
  • Texto libre y salud. Lo que escribes en una disputa o un reporte puede contener datos de salud. Por eso la aplicación puede guardarlo pero no leerlo: solo lo leen los administradores, con un comando que deja registro, y nunca va a registros técnicos, métricas ni al registro de auditoría.

5.7 Comunicaciones

  • Avisos de servicio, por correo electrónico: reservas, pagos, reembolsos, solicitudes de datos bancarios, cambios de esta política y eliminación de cuenta.
  • Avisos de seguridad, que no se pueden desactivar: una nueva forma de iniciar sesión vinculada a tu cuenta y la recepción de datos bancarios.
  • Avisos opcionales: hoy solo enviamos avisos de servicio y de seguridad, que no se pueden desactivar. Todo aviso opcional o comercial que agreguemos será solo con tu aceptación y lo podrás controlar en la app, en Perfil > Notificaciones.
  • Mensajes comerciales: hoy no los enviamos. Si más adelante los enviamos, será solo con tu autorización, que será opcional y podrás retirar cuando quieras.
  • Notificaciones push: hoy no las enviamos. Si las agregamos, la app te pedirá permiso en iOS antes de enviarlas.
  • SMS: solo para enviarte el código de verificación de tu celular. No usamos SMS, WhatsApp ni otros canales de mensajería para avisos.
  • Los correos se envían por Amazon Simple Email Service (Amazon SES), de Amazon Web Services. Los correos a una dirección de reenvío privado de Apple pasan por el servicio de reenvío de Apple.

5.8 Publicidad dentro de Amena

Los establecimientos verificados pueden pagar por aparecer en posiciones destacadas, siempre marcadas como "Patrocinado". El orden de los resultados se calcula primero sin publicidad, y las posiciones pagadas se insertan después en lugares fijos.

Para contar impresiones y clics, y para no cobrarle a un establecimiento clics falsos, calculamos tres códigos seudónimos (hashes) en lugar de guardar tu IP:

  • De red: sobre el prefijo de tu IP (los primeros tres bloques en IPv4, o los primeros 48 bits en IPv6).
  • De espectador: sobre el identificador de tu cuenta si iniciaste sesión; si no, sobre tu IP y tu agente de usuario.
  • De dispositivo: sobre tu IP y tu agente de usuario.

Cómo funcionan:

  • Se calculan con una llave aleatoria que cambia cada día, en hora de Colombia. Mientras esa llave existe, los códigos son datos personales seudónimos.
  • La llave de cada día se destruye unas 48 horas después de que ese día termina. Desde entonces los códigos no se pueden revertir ni enlazar con los de otro día.
  • Los usamos solo para contar la publicidad y prevenir fraude. No construimos perfiles, no te identificamos de un día a otro y no te mostramos publicidad dirigida.
  • Los eventos de impresión y clic se conservan entre 90 y 122 días. Después se archivan cifrados, con los códigos y sin ningún otro dato tuyo, como soporte de las facturas de publicidad, durante 10 años (Código de Comercio, artículo 60, y Ley 962 de 2005, artículo 28).

5.9 Diagnóstico de fallos de la app de iOS

Usamos Sentry, en su región de Estados Unidos, para saber cuándo la app falla.

  • Solo se envían fallos, bloqueos de la app y cierres forzados por el sistema. No se envían trazas de rendimiento, grabaciones de sesión, capturas de pantalla, la estructura de las pantallas ni registros de la app.
  • Antes de salir del teléfono, la app quita el identificador de instalación, el nombre del dispositivo y cualquier identificador de usuario, y oculta correos, identificadores y series de seis o más dígitos, como teléfonos, cédulas o tarjetas. De las direcciones web solo deja el método, el servidor y la ruta, sin parámetros.
  • Sentry está configurado para no guardar direcciones IP.
  • Estos datos no están vinculados a tu identidad ni se usan para rastrearte.
  • Se conservan hasta 90 días.
  • Puedes desactivar el reporte de fallos en la app, en Perfil > Privacidad y datos, desde la versión que incluye cuentas de usuario. Antes de esa versión, la app de prueba envía diagnósticos sin identificarte.

5.10 Establecimientos y su personal

Dato Para qué
Razón social, nombre comercial, NIT, ciudad, dirección y categoría Mostrar el perfil público, facturar y liquidar. El NIT se guarda cifrado
Documentos según los servicios que ofrece: cámara de comercio, RUT, concepto de uso del suelo, habilitación, inscripción en el REPS y póliza, con sus fechas de vencimiento Verificar que puede operar legalmente antes de recibir reservas, y revalidarlo al menos una vez al año
Cuenta bancaria para las liquidaciones: banco, tipo y número de cuenta, y titular con su documento Pagarle al establecimiento lo que le corresponde. Se guarda cifrada y se envía a Wompi con cada liquidación
Fotos del establecimiento y contenido publicitario Mostrar el perfil y la publicidad. En las categorías de salud, Amena revisa el contenido antes de publicarlo, y cada pieza publicada queda guardada con su versión, quién la aprobó y cuándo
Personal: cuenta, nombre visible, rol y establecimiento Dar acceso a la agenda y a las reservas del establecimiento, según el rol
Correo al que se envía una invitación de personal Enviar la invitación. Se borra al aceptarla, revocarla o vencer
  • Si el establecimiento es un profesional independiente, el NIT es su cédula y esos datos son datos personales suyos.
  • Cada establecimiento tiene una sola cuenta bancaria vigente. Solo el equipo de Amena puede cambiarla; el cambio se le avisa por correo al dueño del establecimiento, y la cuenta nueva queda en espera un tiempo antes de recibir pagos.

5.11 Profesionales

Dato Para qué
Nombre, apellido y número de cédula Identificar al profesional y verificar sus documentos. La cédula se guarda cifrada
Número de ReTHUS, título, tarjeta profesional y póliza, con sus fechas de vencimiento Verificar su idoneidad antes de que pueda recibir reservas de servicios que la exigen
Foto, opcional Mostrarla en su perfil público. La carga el establecimiento, con la autorización del profesional
Servicios que presta, establecimientos donde atiende, agenda y reseñas Mostrar su perfil y permitir reservar con él
  • El profesional no tiene cuenta en Amena. Sus datos los carga el establecimiento donde trabaja, y solo después de cargar la autorización firmada del profesional para tratarlos.
  • Sus documentos se verifican una vez y sirven en todos los establecimientos donde atiende. Cada establecimiento ve solo el estado de esos documentos (vigente, por vencer, vencido o en revisión), nunca los archivos.
  • Perfil público del profesional: su nombre, su foto si la hay, los servicios que ofrece y su especialidad. En los servicios de salud muestra además su título profesional, la universidad y su número de registro, que son los datos que el artículo 55 de la Ley 23 de 1981 permite anunciar a un médico, junto con su dirección.

5.12 Personas que aparecen en contenido de antes y después

Un establecimiento solo puede publicar imágenes de antes y después de un paciente si declara que tiene su consentimiento explícito. Esa declaración queda registrada con fecha y usuario. Si apareces en una imagen publicada en Amena y no la autorizaste, escríbenos a contacto@amena.com.co y la retiraremos en máximo 5 días hábiles.

6. Datos sensibles de salud

Qué es sensible en Amena.

  • Que reservaste un servicio con perfil de salud o quirúrgico: los de Medicina Estética, Odontología Estética y Cirugía Plástica, y los de Belleza que exigen habilitación de salud, como depilación láser, micropigmentación o peelings profundos.
  • El historial de esas reservas.
  • Lo que escribas sobre tu salud en una reseña, una disputa o un reporte.

Tu autorización es expresa y es aparte. Te la pedimos en la app, en tu primera reserva de cualquier servicio, separada de la autorización general. La pedimos siempre, sin importar el servicio, para no depender de cómo esté clasificado cada uno.

  • Servicios con perfil de salud o quirúrgico: la autorización es condición para reservarlos, porque la reserva misma revela información sobre tu salud.
  • Servicios ornamentales o cosméticos, como un corte o una limpieza facial: puedes no darla y reservar igual. Ninguna actividad puede condicionarse a que entregues datos sensibles (Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.2.3).

Es facultativa. No estás obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos. Sin esa autorización puedes usar Amena para todo lo demás, incluidas las reservas de servicios ornamentales o cosméticos, pero no podemos gestionar reservas de servicios de salud o quirúrgicos.

Quién los ve.

  • El establecimiento donde reservaste, porque necesita saber qué servicio te va a prestar.
  • Los administradores de Amena, solo para soporte, verificación y disputas. Cada lectura de un dato sensible queda registrada.
  • Amazon Web Services, como Encargado que aloja la plataforma.

Para qué no se usan. No los vendemos, no los usamos para publicidad ni para perfiles, y no los compartimos con otros establecimientos. Al establecimiento solo podemos entregarle estadísticas agregadas y anónimas sobre su propio negocio.

7. Niñas, niños y adolescentes

  • Amena está dirigida a personas de 18 años o más. Al registrarte te pedimos tu fecha de nacimiento, y si tienes menos de 18 años no puedes completar el registro ni reservar.
  • En las categorías de salud, ningún anuncio puede dirigirse a menores ni usar modelos menores de 18 años.
  • Si detectamos que una cuenta pertenece a un menor de 18 años que declaró una fecha de nacimiento falsa, la suspendemos, cancelamos sus reservas pendientes con devolución total y borramos sus datos, salvo los que la ley nos obliga a conservar.

8. Tu autorización

Cómo la das. En la app, antes de reservar, aceptando esta política. Cada finalidad se autoriza por separado:

Finalidad ¿Es obligatoria?
Tratamiento de datos personales para usar Amena y reservar Sí, para reservar
Tratamiento de datos sensibles de salud Se pide en tu primera reserva. Es obligatoria solo para reservar servicios con perfil de salud o quirúrgico
Mensajes comerciales Hoy no se pide, porque no enviamos mensajes comerciales. Si la pedimos más adelante, será opcional

Cómo la probamos. Guardamos la versión exacta del texto que aceptaste, con su huella digital, la finalidad, el canal, el idioma y la fecha. Ese registro no contiene tus datos personales y se conserva aunque elimines tu cuenta, como prueba de la autorización.

Cuando la política cambia de fondo, te pedimos aceptarla de nuevo antes de tu siguiente reserva. Puedes seguir navegando mientras tanto. Un cambio solo de redacción no exige aceptarla de nuevo.

Cómo la retiras. En la app, en Perfil > Privacidad y datos, o por los canales de la sección 13.

  • Retirar una autorización impide hacer reservas nuevas que la necesiten.
  • No detiene el tratamiento necesario para cumplir lo que ya está en curso, como una reserva, un reembolso, una disputa o una factura. La ley no permite revocar la autorización ni suprimir los datos mientras exista un deber legal o contractual de conservarlos. La app te lo informa al revocar.

Cuándo no hace falta tu autorización. En los casos del artículo 10 de la Ley 1581, como una orden de autoridad o los datos de naturaleza pública.

9. Lo que no hacemos

  • No vendemos ni cedemos tus datos a terceros.
  • No te rastreamos en apps o sitios de otras empresas ni usamos el identificador publicitario del dispositivo.
  • No usamos los códigos de publicidad para identificarte ni para perfilarte.
  • No guardamos tu IP en el registro de auditoría ni en los eventos de publicidad.
  • No identificamos ni unimos cuentas por coincidencia de correo.

10. Con quién compartimos datos

Destinatario Qué recibe Para qué Calidad Dónde
El establecimiento donde reservas Los datos de la reserva, tu nombre y apellido, y tu celular para contactarte sobre la cita. Nunca recibe tu correo, tu fecha de nacimiento ni los datos de tu pago Prestarte el servicio Responsable independiente: presta el servicio y lleva tu historia clínica Colombia
Amazon Web Services Todos los datos de la plataforma: base de datos, archivos, llaves de cifrado y registros técnicos. También tu correo y el contenido de los avisos, que envía Amazon SES, y tu celular y el código de verificación, que envía AWS End User Messaging SMS Alojar y operar Amena, y enviar correos y SMS de verificación Encargado Estados Unidos (us-east-1)
Wompi Datos de los pagos con tarjeta, de los reembolsos y de los cobros de Amena Pro, y la cuenta bancaria de los establecimientos para las liquidaciones Procesar pagos, reembolsos y liquidaciones Encargado. Como proveedor de pagos, trata los datos de pago también bajo sus propios términos Colombia
Alegra Datos de facturación de los establecimientos, incluida la cédula de los profesionales independientes. Las facturas a clientes van a "consumidor final", sin datos personales Emitir facturas electrónicas Encargado Donde lo definen sus propias políticas
Sentry Diagnóstico de fallos de la app, no vinculado a tu identidad Corregir errores Encargado Estados Unidos
Cloudflare La dirección IP y el agente de usuario de quien visita amena.com.co, y los correos que escribes a contacto@amena.com.co, que reenvía a nuestro buzón Servir y proteger el sitio web, y recibir tus correos Encargado Estados Unidos y su red global
Google Workspace Los correos que escribes a contacto@amena.com.co y nuestras respuestas Atender tus consultas, reclamos y solicitudes Encargado Estados Unidos y donde lo definen sus propias políticas
Apple Lo necesario para Sign in with Apple y el reenvío privado de correo Iniciar sesión y entregarte correos si usas una dirección de reenvío privado Responsable de sus propios servicios Donde lo definen sus propias políticas
Google Lo necesario para iniciar sesión con Google Iniciar sesión Responsable de sus propios servicios Donde lo definen sus propias políticas
Autoridades Lo que pidan en ejercicio de sus funciones Cumplir la ley Colombia

Cada Encargado trata los datos solo para la finalidad indicada y bajo un contrato que lo obliga a protegerlos.

11. Transmisiones y transferencias internacionales

Nuestros servidores están en Amazon Web Services, en la región us-east-1 de Estados Unidos, desde donde también se envían los correos y los SMS de verificación, el diagnóstico de fallos de la app está en la región de Estados Unidos de Sentry, el sitio web lo sirve Cloudflare y los correos que nos escribes los recibe Google Workspace. Por eso tus datos se transmiten a Estados Unidos para que esos Encargados los traten por cuenta nuestra.

  • Con Amazon Web Services, Cloudflare, Google Workspace, Sentry, Alegra y Wompi aceptamos sus acuerdos estándar de tratamiento de datos, que rigen esas transmisiones.
  • Esos acuerdos hacen las veces de contrato de transmisión según el Decreto 1074 de 2015 (antes, artículo 25 del Decreto 1377 de 2013), por lo que esas transmisiones no requieren una autorización adicional tuya.
  • Wompi trata los datos de pago en Colombia. Alegra, Apple y Google tratan los datos en los lugares que definen sus propias políticas.
  • No transferimos tus datos a otros Responsables fuera de Colombia, salvo lo que Apple o Google reciben cuando tú inicias sesión con ellos.

12. Tus derechos

Como titular puedes, de forma gratuita:

  1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos, incluidos los parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
  2. Pedir prueba de la autorización que nos diste.
  3. Ser informado del uso que les damos a tus datos.
  4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite con nosotros.
  5. Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos.
  6. Acceder gratis a tus datos.
  7. No responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niñas, niños y adolescentes.

Pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro.

13. Cómo ejercer tus derechos

Canales.

  • En la app, en Perfil > Privacidad y datos: puedes ejercer tus derechos, incluida la corrección de tus datos, revocar autorizaciones y eliminar tu cuenta.
  • Por correo: contacto@amena.com.co
  • Por escrito: Bee Analytics SAS, Calle 54 # 45-101, Medellín, Colombia

Para proteger tus datos, verificamos que la solicitud venga del titular o de quien esté facultado. Una solicitud desde la app con tu sesión iniciada ya está verificada. Una solicitud por correo debe enviarse desde el correo registrado en tu cuenta; si no es posible, o si la envías por escrito, debes adjuntar copia de tu documento de identidad.

Consultas (para conocer tus datos o la autorización):

  • Las respondemos en máximo 10 días hábiles desde que las recibimos.
  • Si no podemos en ese plazo, te decimos por qué y cuándo responderemos, en máximo 5 días hábiles más.

Reclamos (para corregir, actualizar, suprimir o revocar, o por un incumplimiento):

  • Indica tu identificación, la descripción de los hechos, la dirección donde quieres la respuesta y los documentos que quieras aportar.
  • Si el reclamo está incompleto, dentro de los 5 días siguientes a recibirlo te pedimos completarlo. Si pasan dos meses desde ese requerimiento sin que lo completes, se entiende que desististe.
  • Si no somos competentes para resolverlo, lo trasladamos a quien corresponda en máximo 2 días hábiles y te avisamos.
  • En máximo 2 días hábiles desde que recibimos el reclamo completo, marcamos tus datos con la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo, hasta que se resuelva.
  • Lo respondemos en máximo 15 días hábiles desde el día siguiente a recibirlo. Si no podemos, te decimos por qué y cuándo responderemos, en máximo 8 días hábiles más.

Queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Si no estás conforme con la respuesta, puedes acudir a la SIC, después de haber agotado este trámite con nosotros (Ley 1581, artículo 16).

14. Eliminar tu cuenta

Puedes pedir la eliminación de tu cuenta desde la app, en Perfil > Privacidad y datos, o por los canales de la sección 13.

Antes de confirmar, la app te muestra:

  • tus reservas activas y qué les pasará a cada una según su política de cancelación;
  • los reembolsos que recibirás, con su medio y su plazo;
  • cuánto tarda la eliminación: anonimizamos tus datos en máximo 30 días, contados desde que se cierran tus reservas y reembolsos pendientes;
  • qué registros conservamos sin tus datos personales (ver abajo).

Para confirmar, vuelves a iniciar sesión. Si tu cuenta usa Apple, ese inicio de sesión también revoca el acceso de Amena a tu Apple ID.

Qué pasa después.

  1. Se cierran tus sesiones y ya no puedes reservar ni pagar.
  2. Tus reservas futuras se cancelan con su política. Si una está dentro del plazo de retracto, se cancela como retracto, con devolución total.
  3. Mientras terminan tus reservas y reembolsos pendientes, puedes seguir entrando para consultarlos, abrir una disputa, enviar datos bancarios para un reembolso o cancelar la solicitud. Cancelar la solicitud no restaura las reservas ya canceladas.
  4. Cuando todo está cerrado, borramos tus formas de inicio de sesión, anonimizamos tu nombre, correo, teléfono y fecha de nacimiento, borramos el texto de tus reseñas y de tus disputas y los archivos de evidencia, y marcamos la cuenta como eliminada.
  5. Te enviamos un correo confirmando que terminó. Después borramos también ese correo.

Lo que conservamos, sin datos que te identifiquen: los registros contables y de pagos, las facturas, el historial de estados de las reservas, la prueba de tus autorizaciones y el registro de auditoría. La ley o la seguridad nos obligan a conservarlos.

Si dejas de usar Sign in with Apple con Amena desde los ajustes de tu Apple ID, Apple nos avisa: quitamos esa forma de inicio de sesión y, si era la única, abrimos la eliminación de tu cuenta. En ese caso tus reservas siguen su curso, porque no viste la pantalla de efectos.

15. Cómo protegemos tus datos

  • Cuentas sin datos personales. Tu cuenta y tus datos personales viven en registros separados. Iniciar sesión no depende de tu correo.
  • Sesiones. En el teléfono, los tokens se guardan en el llavero de iOS. En el servidor solo guardamos una huella del token, y si alguien reutiliza uno robado se cierran todas las sesiones de esa familia.
  • Verificación del celular. Del código que te enviamos por SMS solo guardamos su huella (hash), y la borramos en máximo 24 horas.
  • Cifrado. Los datos bancarios de reembolso y las cuentas bancarias de liquidación de los establecimientos se cifran con llaves que solo pueden usar el proceso de pagos y el comando de administradores, y cada descifrado humano queda registrado. El NIT de los establecimientos y la cédula de los profesionales se guardan cifrados con el servicio de llaves de AWS (KMS), y cada descifrado humano también queda registrado. Los documentos de verificación y la evidencia de disputas se guardan en almacenamiento cifrado, se escanean contra virus y se abren con enlaces que vencen en poco tiempo.
  • En tránsito. Todas las conexiones entre la app, la web y los servidores usan cifrado TLS 1.2 o superior.
  • Separación entre establecimientos. Un establecimiento no puede ver datos de otro: cada consulta se filtra por establecimiento, y una verificación automática rechaza el código que no lo haga.
  • Mínimo acceso. El personal de Amena accede con autenticación de doble factor. Las acciones de administrador y las lecturas de datos sensibles quedan en un registro de auditoría que no se puede modificar y que contiene solo identificadores, nunca nombres, correos ni textos.
  • Texto libre protegido. Lo que escribes en disputas y reportes no lo puede leer la aplicación, solo los administradores, y nunca va a registros técnicos.
  • Diagnóstico filtrado en el teléfono antes de enviarse (sección 5.9).

Ninguna medida es infalible. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo reportamos a la Superintendencia de Industria y Comercio, por el canal que ella disponga, en máximo 15 días hábiles desde que lo detectamos, y si te afecta te avisamos sin demora injustificada.

16. Cuánto tiempo conservamos los datos

Dato Plazo
Nombre, correo, celular, fecha de nacimiento y formas de inicio de sesión Mientras tengas la cuenta. Al eliminarla, se borran o anonimizan en máximo 30 días desde que se cierran tus reservas y reembolsos pendientes
Código de verificación del celular (solo su huella) Máximo 24 horas
Sesiones Hasta que vencen o se revocan; se borran 90 días después de vencer
Reservas, pagos, cobros de Amena Pro, contabilidad, facturas e historial de estados 10 años (Código de Comercio, artículo 60, y Ley 962 de 2005, artículo 28). Tras eliminar tu cuenta, sin datos que te identifiquen
Prueba de tus autorizaciones Mientras tratemos tus datos y 10 años más, sin datos personales, como prueba
Registro de auditoría 10 años, solo con identificadores
Datos bancarios para un reembolso Hasta confirmar la transferencia. Después solo banco, últimos cuatro dígitos y comprobante, que se conservan 10 años como soporte contable
Texto de reseñas Mientras la reseña esté publicada; al eliminar tu cuenta se anonimiza su autor
Texto de disputas y reportes, y archivos de evidencia 2 años después de cerrado el caso
Correo de una invitación de personal Hasta aceptarla, revocarla o vencer
Llave diaria de los códigos de publicidad Unas 48 horas después de terminado su día
Eventos de publicidad Entre 90 y 122 días; después, archivo sin otro dato personal durante 10 años, como soporte de las facturas de publicidad
Diagnóstico de fallos (Sentry) Hasta 90 días
Registros técnicos con IP y agente de usuario 1 año
Documentos de verificación de establecimientos y profesionales Mientras el establecimiento o el profesional esté activo en Amena y 5 años más
Cuenta bancaria de liquidación de un establecimiento Mientras el establecimiento esté activo; después, 10 años como soporte contable
Datos de profesionales Mientras el profesional esté activo en Amena y 5 años más

17. Área responsable

El representante legal de Bee Analytics SAS atiende las consultas y reclamos de esta política, en contacto@amena.com.co y por los demás canales de la sección 13.

18. Cambios y vigencia

  • Esta política rige desde el 2026-10-18.
  • Cada versión queda guardada con su fecha y no se modifica después de publicada.
  • Un cambio de fondo se anuncia en la app y se pide aceptarlo de nuevo antes de la siguiente reserva. Un cambio solo de redacción se publica sin pedir nueva aceptación.
  • Las bases de datos estarán vigentes mientras Bee Analytics SAS opere el marketplace. Los datos se conservan durante los plazos de la sección 16.